Upaya mengubah sistem kerja di sebuah perusahaan memang tidak mudah, terlebih proses kerja yang terbiasa diinput secara manual kemudian dipindahkan ke dalam sistem teknologi yang mungkin penggunanya tidak memiliki pengalaman atau pengetahuan di bidang tersebut. Kasus tersebut mungkin mewakili proses pengaplikasian sistem ERP yang belakangan ini mulai diimplementasikan ke dalam proses bisnis perusahaan.
Kekhawatiran yang muncul terkait betapa rumitnya penggunaan sistem sangatlah wajar, apalagi untuk perusahaan yang mempertahankan pekerja dengan usia yang tidak muda. Namun, jangan khawatir karena hal tersebut sebenarnya dapat diatasi, asalkan memilih vendor yang tepat. Perlu diingat bahwa proses ini akan membutuhkan waktu dan energi yang lebih besar di awal, namun nantinya sistem ERP akan benar-benar menguntungkan perusahaan jika tepat sasaran atau disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Sebelum Anda bertanya-tanya, kami akan memberikan bocoran tentang detail proses yang akan Anda lalui ketika memulai pengimplementasian ERP sistem dengan kami. Dengan begitu, Anda akan memiliki gambaran tentang apa saja yang harus dipersiapkan.
Mempelajari kebutuhan dan tujuan perusahaan
Pertama-tama, kami biasanya akan mencari tahu kebutuhan serta tujuan perusahaan. Di tahap ini, client diharap bisa menjelaskan kendala, sistem apa yang ingin dipermudah, alur kerja seperti apa yang biasa dikerjakan, bagaimana kinerja karyawan mulai dari umur & kesiapan menghadapi perubahan sistem, serta budget yang dimiliki oleh perusahaan. Kurang lebih vendor ingin mengetahui visi dan misi mengapa perusahaan membutuhkan ERP Sistem sehingga akan dapat memetakan alur kerja nantinya. Di sini, vendor juga akan menyarankan modul seperti apa yang Anda butuhkan. Kalaupun modul tersebut kurang cocok dengan workflow Anda, biasanya kustomisasi juga akan ditawarkan, supaya nantinya sistem yang akan menyesuaikan alur kerja. Dengan kustomisasi, karyawan lebih mudah menginput data sesuai dengan langkah-langkah yang biasanya dikerjakan.
Proposal bisnis
Setelah memahami kebutuhan, vendor akan menyiapkan proposal bisnis yang berisi konsep tentang alur project yang akan dibuat sebagai solusi dari kendala client beserta timeline pengerjaannya. Dalam tahap ini, kami siap menyederhanakan SOP & alur kerja, tentunya juga membutuhkan feedback dari client. Namun perlu diingat bahwa sistem ERP merupakan software baru yang lumayan kompleks untuk pengguna pertama, sehingga sangat wajar jika nantinya karyawan akan kebingungan saat pertama kali menggunakannya. Perlu diingat bahwa ERP tidak hanya digunakan oleh pegawai di bidang IT, namun semua karyawan yang berada divisi yang akan dimasuki oleh sistem ERP. Jadi, diperlukan beberapa waktu untuk beradaptasi dengan peralatan kerjanya. Hal ini juga akan kami bantu dengan menyusun sistem yang paling sesuai dengan alur kerja yang justru akan memudahkan dari cara manual seperti sebelumnya.
Menentukan tim
Membuat modul-modul ERP untuk sebuah perusahaan yang kami tidak pernah berada di dalamnya tentu membutuhkan ‘orang dalam’ yang mengerti sistem kerja perusahaan. Hal ini dilakukan supaya dapat mempermudah tim dalam penyusunan. Dalam hal ini, perusahaan akan diarahkan untuk membentuk tim yang dapat memantau kami dalam proses pembuatan sistem ERP. Kegiatan yang akan kami lakukan dengan tim dari perusahaan Anda meliputi diskusi terkait alur kerja, jadwal, dan resources yang akan dimasukkan ke dalam sistem. Hal ini dilakukan agar pengimplementasian tidak memakan waktu yang banyak karena ketidakcocokan sistem dengan alur kerja, sehingga berkomunikasi dengan karyawan yang mengerti sistem-sistem perusahaan akan sangat membantu.
Pembuatan blueprint
Tujuan dari tahap ini adalah untuk memberikan panduan kepada calon user tentang bagaimana sistem ini nantinya akan digunakan, sehingga perusahaan memiliki gambaran akan alur penginputan data. Dalam blueprint, tim kami akan memastikan dan menyesuaikan step-by-step yang dibuat dengan alur kerja perusahaan. Ketika blueprint disetujui, biasanya, kedua belah pihak akan menandatangani kontrak kerja selama pengerjaan sistem ERP. Karena kontrak adalah hal yang krusial dan akan menjadi acuan dalam proses kerja, pastikan semua blueprint dan kesepakatan kerja telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Memulai pengimplementasian & kustomisasi per modul
Setelah blueprint disetujui, tim akan mulai mengerjakan tiap modul secara bertahap. Hal ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar tentunya, karena proses penyederhanaan sistem manual yang lama dengan sistem ERP dibutuhkan beberapa modifikasi oleh tim ahli. Di tahap inilah peran tim agen dari perusahaan Anda sangat dibutuhkan untuk memberikan informasi meliputi data-data perusahaan, alur kerja tiap divisi, dan jadwal pemakaian sistem ERP.
Meminta review atas keakuratan skema dari masing-masing modul
Permintaan review kepada pihak client biasanya dapat dilakukan per modul, namun tak jarang juga feedback dilakukan secara menyeluruh di akhir setelah semua modul diselesaikan, tergantung dengan perjanjian kontrak di awal. Feedback diperlukan untuk memastikan bahwa skema penginputan data telah sesuai dengan cara manual sebelumnya. Kesesuaian alur akan membuat karyawan Anda mudah beradaptasi dengan cara kerja sistem ERP sehingga mereka hanya perlu mendalami bagian otomatisasi data, bukan menghabiskan waktu dan tenaga untuk mempelajari alur yang sangat berbeda dari sebelumnya.
Pengujian/UAT (User Acceptance Testing)
Setelah client menyetujui semua konsep dari masing-masing modul, sistem ERP akan mulai diujikan melalui calon pengguna dari perusahaan Anda. Pada kegiatan ini, kami akan datang langsung ke lokasi perusahaan Anda untuk memandu calon pengguna dalam menguasai cara kerja sistem ERP. Pengujian ini meliputi kualitas sistem dari segi keramahan pengguna, kemungkinan error, kesesuaian data, dan lain-lain.
Proses Revisi
Dengan adanya UAT, tim ahli akan mengetahui bagian-bagian yang kurang dan yang harus diperbaiki. Perbaikan akan selalu ada meski tim ahli sudah mempersiapkannya secara matang dan tersistem, jadi jangan bingung jika setelah UAT masih membutuhkan proses revisi. Beberapa error pun terkadang terjadi di luar prediksi.
Nah, untuk proses revisi ini biasanya memakan waktu kurang lebih satu hingga dua minggu. Namun, jangan terlalu dijadikan sebagai patokan, ya! Karena semua tergantung dari kompleksitas masing-masing perusahaan.
User Training
Setelah selesai dengan hasil revisi dari UAT, calon pengguna nantinya akan mendapatkan training dengan versi terbaru yang lebih sesuai, sekaligus mendapatkan panduan tentang pengoperasian sistem secara keseluruhan. Dalam tahap user training, perwakilan perusahaan dibutuhkan untuk dapat memahami tahapan-tahapan untuk mengoperasikan sistem ERP, perwakilan pengguna ini nanti yang akan memberikan arahan kepada pengguna lain secara lebih luas.
Go-live
Banyak orang akan bertanya-tanya, apa itu go-live dalam implementasi ERP? Go-live merupakan proses final dari pengerjaan ERP untuk launching sistem di sebuah server supaya dapat diakses oleh setiap user. Bayangkan proses go-live ini seperti pengusaha yang melakukan grand opening tokonya di sebuah tempat yang customer akan mulai bisa membeli produk di dalamnya. Maka, proses go-live merupakan sebuah tahapan untuk ‘membuka’ sistem tersebut supaya karyawan bisa mulai memanfaatkan fitur-fitur yang ada sesuai kebutuhan.
Perlu Anda ketahui bahwa di tahap inilah para calon user biasanya kebingungan dengan sistem yang baru mereka pegang. Namun jangan khawatir karena sebelum serah terima, tim kami biasanya akan memastikan bahwa semua user dapat menjalankan sistemnya dengan baik dan sistem telah siap pakai.
Lifetime maintenance & support
Karena sistem teknologi tersebut juga buatan manusia dan digunakan oleh manusia, kemungkinan error juga akan terjadi di masa depan, entah itu dari human error maupun dari sistem itu sendiri. Saat menghadapi hal ini, Anda tidak perlu khawatir karena jika Anda bekerjasama dengan IntiSoft, kita akan terus memberikan layanan perbaikan terkait dengan sistem yang kami bangun.
Nah, apakah Anda sekarang sudah memiliki gambaran untuk memulai implementasi ERP di perusahaan Anda? Untuk pertanyaan dan konsultasi lebih lanjut, silakan kontak kami dengan klik tombol di bawah ini. Gratis!